Engager un salarié en France, les obligations juridiques

Les obligations juridiques avant l’embauche du salarié : la recherche du candidat au poste

Les obligations juridiques de l’employeur interviennent dès la diffusion de l’offre d’emploi.

En effet, l’offre d’emploi doit respecter certaines règles quant à la forme de l’offre à savoir :

• être rédigée en français (sauf si le poste s’adresse à un public étranger/ anglophone par exemple).
• mentionnée une date.

Concernant le fond, l’offre doit respecter les principes inscrits dans le Code du travail ainsi que dans le Code pénal qui interdisent toute référence notamment à/aux :

• l’origine,
• sexe,
• l’orientation ou à l’identité sexuelle,
• l’âge,
• la situation de famille ou à la grossesse,
• caractéristiques génétiques,
• l’appartenance ou la non-appartenance à une ethnie /une nation
• opinions politiques,
• convictions religieuses,
• à l’état de santé ou au handicap etc.

(article L. 1132-1 du Code du travail) et (articles 225-1 et 225-2 Code pénal).

Précisons que certains critères discriminants tels que l’âge par exemple peuvent être autorisés par la loi lorsqu’ils sont justifiés par la volonté de préserver la santé des jeunes travailleurs. Dans ce cas l’employeur doit justifier les critères de son offre en se fondant sur le ou les textes législatifs et réglementaires l’y autorisant.

De même, les motifs de discrimination énoncés plus haut sont également exclus de la phase des entretiens d’embauche.

Enfin, l’employeur est libre de diffuser son offres par le biais de différentes sources telles que la presse, les réseaux sociaux professionnels ou encore les cabinets de recrutement.

Les obligations juridiques de l’employeur après l’embauche du salarié

• Assurer la déclaration préalable à l’embauche du futur salarié (DPAE) et la déclaration auprès de l’inspection du travail

Avant l’arrivée du salarié, l’employeur doit avoir effectué une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF.

Cette déclaration permet à l’employeur d’envoyer différentes demandes d’affiliation aux différents organismes concernés par l’embauche d’un nouveau salarié à savoir :

• Immatriculation de l’employeur salarié au régime général de la sécurité sociale
• Immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie)
• Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage
• Demande d’adhésion à un service de santé au travail
• Demande de visite d’information et de prévention ou demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

• Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénoms de l’employeur) et adresse de l’établissement
• Code APE (Activité principale exercée de l’entreprise)
• Numéro de Siret de l’établissement
• Adresse de l’établissement
• Coordonnées du service de santé au travail
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié
• Date et heure d’embauche
• Nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

Cette déclaration doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d’embauche. Cette déclaration peut être réalisée par voie électronique sur le site des Urssaf, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

• L’affiliation du salarié auprès d’une institution de retraite complémentaire

Depuis le 1er janvier 2018, l’entreprise à l’obligation d’adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARRCO (pour les non cadres).

Aussi, pour chaque embauche, l’employeur a l’obligation d’affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l’Agirc-Arrco.

Pour effectuer l’affiliation du salarié, l’employeur doit effectuer une transmission unique et dématérialisée de la DSN (déclaration sociale nominative) à tous les organismes qui gèrent la protection sociale.

Rappelons que la DSN concerne toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés. Il s’agit d’une déclaration mensuelle effectuée en ligne qui transmet les informations concernant chacun des salariés (paie du salarié, périodes d’activité/ inactivité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité etc). Cette déclaration est produite à partir du logiciel de paie des entreprises.

• La mise en place du registre unique du personnel

La mise en place d’un registre unique du personnel par l’employeur est obligatoire. Ce document vise à répertorier les postes et l’identité des salariés qui les occupent dans chaque établissement de l’entreprise.

Le registre unique doit obligatoirement mentionner les obligations suivantes :

1. L’identification du salarié ;
2. Ses qualifications ;
3. La date d’entrée et de sortie ;
4. Le type de contrat.

• La mise en place d’une complémentaire santé collective

Depuis le 1er janvier 2016, l’employeur est tenu de mettre en place une mutuelle d’entreprise pour les salariés de l’entreprise. Cette complémentaire santé collective complète les garanties de base d’assurance maladie de la Sécurité sociale.

• Visite d’information et de prévention

La loi impose à l’employeur de prévoir pour tout salarié embauché :

– une première visite d’information et de prévention ou ;
– un examen médical d’aptitude à l’embauche si le salarié est exposé à des risques professionnels.

(décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail).

• Le cas spécifique de l’embauche d’un salarié étranger

Lorsque l’employeur recrute un salarié étranger en France, il doit être vigilant à respecter les obligations propres à cette catégorie de salarié.

En effet, l’employeur doit notamment obtenir une autorisation de travail à l’étranger spécifique si son futur salarié n’est pas un ressortissant de l’Espace économique européen (Union européenne ainsi que l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein) ou de la Suisse.

(Article R. 5221-41 du Code du travail.)

Voir notre article sur l’embauche d’un salarié étranger en France.

Les obligations de l’employeur en matière de risque au sein de l’entreprise

• Etablissement du document unique d’évaluation des risques (DUER)

L’employeur est tenu de mettre en place le document unique d’évaluation des risques (DUER) qui doit être mis à la disposition des salariés.

Ce document consiste pour l’employeur à mettre à jour dans un document unique les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs observés dans l’entreprise. Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques dans chaque unité de travail.

Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

• Affichages obligatoires

L’employeur est tenu à une obligation d’information des salariés sur leur lieu de travail. En effet, il doit afficher différentes informations concernant entre autres l’égalité femmes-hommes, l’interditcion de la discrimination, ou encore le règlement intérieur.

Parmi les informations obligatoires affichées dans l’entreprise figurent notamment :

• adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail territorialement compétent
• adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence
• La convention collective applicable
• Le règlement intérieur le cas échéant
• l’horaire collectif de travaux et durée du repos quotidien
• l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise
• les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques
• la liste nominative des membres du CSE avec indication de leur lieu habituel de travail
• les coordonnées du service d’accueil téléphonique pour la prévention et la lutte contre les discriminations
• texte des articles L. 3221-1 à L.3221-7, R.3221-1 et R.3221-2 du Code du travail relatifs à l’égalité de rémunération femmes-hommes/li>
• texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal relatifs aux discriminations prohibées
• texte des articles 222-33 et 222-33-2 du Code pénal relatifs au harcèlement moral et au harcèlement sexuel.

L’employeur doit-il transmettre des documents spécifiques lors de l’arrivée du salarié ?

L’employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.

Il informe et remet également au salarié les documents concernant :

• la DPAE : une copie ou l’accusé de réception
• le statut collectif en vigueur dans l’entreprise : convention et/ou accords collectifs applicables
• les dispositifs collectifs d’épargne salariale dans l’entreprise et lui remet un livret d’épargne salariale
• la mutuelle d’entreprise obligatoire pour tous les salariés et les garanties ouvertes lorsqu’un régime de prévoyance est en place dans l’entreprise.
• le droit du salarié tous les 2 ans à un entretien professionnel.

Le Code du travail prévoit que le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 4ème classe (article R. 1227-2 du Code du travail).

Textes de référence :

• article L. 1132-1 du Code du travail
• articles 225-1 et 225-2 du Code pénal
• décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail
• article R. 5221-41 du Code du travail.
• article R. 1227-2 du Code du travail