Qu’est-ce que l’externalisation des Ressources Humaines ?

Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ?

L’externalisation des RH consiste à déléguer la réalisation des missions du service RH d’une entreprise à un prestataire externe spécialisé dans le domaine des ressources humaines. Le prestataire externe peut être amené à prendre en charge totalement ou partiellement la fonction RH de l’entreprise externalisatrice selon les besoins de cette dernière.

L’externalisation des RH vise à faire gagner du temps à l’entreprise puisque celle-ci délègue de nombreuses tâches dont elle n’a plus à s’occuper et peut ainsi se consacrer à des missions stratégiques.

Parmi les activités les plus déléguées dans le domaine RH figurent notamment : 

• La gestion administrative du personnel ;
• La gestion du temps ;
• La gestion de la paie ;
• Le recrutement et la formation des salariés ;
• La rémunération du personnel ;
• La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences ;
• La mise en place d’un SIRH (Système d’information des ressources humaines) ;
• Le conseil juridique.

Au contraire, certaines activités sont moins souvent externalisées par les entreprises car il s’agit de fonctions stratégiques qui doivent être réalisées en interne : 

• Les fonctions relatives au management ;
• Les missions stratégiques RH ;
• Les activités réglementaires qui doivent être décidées et mises en place par les organes internes de l’entreprise.

Quelles sont les raisons de l’externalisation des ressources humaines ?

Différentes raisons expliquent la tendance de l’externalisation des ressources humaines par les entreprises : 

• Les économies réalisées grâce à l’externalisation :

Au cœur des missions de la fonction RH figure les recrutements dont la longueur et le coût des procédures sont souvent redoutés par les entreprises. 

Il n’est pas rare que les entreprises aient recours à des agences de recrutement externes, ce qui représente un coût important auquel s’ajoutent d’autres dépenses telles que les frais liés à la formation et à l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Le recrutement de nouveaux collaborateurs entraîne par ailleurs une augmentation de la masse salariale entraînant l’application de réglementation spécifique selon les dispositions légales en vigueur.

Parmi les nombreuses missions de la fonction RH, le recrutement représente donc un coût significatif pour l’entreprise d’une part en raison de la nécessité de salarier des collaborateurs spécialistes RH et d’autre part en raison des conséquences financières liées aux recrutements.

Lorsque le service RH est externalisé, les procédures de recrutement ainsi que toutes les conséquences juridiques liées à l’intégration des nouveaux collaborateurs sont pris en charge par le prestataire externe.

Dans le cadre d’une externalisation, on estime les économies globales réalisées à hauteur de 30 et 60 %.

• Le gain de temps de l’entreprise externalisatrice : 

Beaucoup de missions inhérentes à la fonction RH peuvent être chronophage telles que le recrutement ou la paie.

Déléguer ces missions à un prestataire externe permet à l’entreprise de se consacrer à des missions plus stratégiques de l’entreprise.

• Pour travailler avec un spécialiste RH et se prémunir contre les erreurs administratives et juridiques : 

Qu’il s’agisse de la gestion administrative du personnel ; la gestion de la paie ; le recrutement et la formation des salariés ; la paie du personnel ; ou le conseil juridique par exemple, les missions RH comportent toujours un risque important pour l’entreprise.

Le traitement des ressources humaines est en effet très technique et le recours à un prestataire externe spécialiste RH est gage de sécurité pour l’entreprise.

Les 3 principales étapes de l’externalisation RH

L’externalisation du service RH nécessite une mise en place rigoureuse. Voyons les principales étapes de l’externalisation RH.

• Déterminer les besoins de l’externalisation RH

L’entreprise externalisatrice doit évaluer les besoins qu’elle souhaite combler via l’externalisation avant de choisir son prestataire.

La réalisation des missions RH peut être totale ou partielle, l’entreprise doit donc déterminer quelles sont les tâches qui seront réalisées par le prestataire externe et celles qu’elle choisit de traiter en interne.

• Rédiger un cahier des charges précis

L’externalisation de toute activité nécessite la rédaction d’un cahier des charges précis. 

Rappelons que le cahier des charges est une pièce de référence du contrat de prestation. C’est un document contractuel détaillant les attentes de l’entreprise externalisatrice dans le cadre de la réalisation d’un projet. Le non-respect du cahier des charges peut entraîner des pénalités pour le prestataire externe. 

La rédaction du cahier des charges est donc essentielle dans le cadre de la mise en place d’une externalisation RH. 

• La mise en place d’outils spécifiques RH

La diversité des tâches administratives ainsi que leur récurrence nécessite la plupart du temps l’utilisation d’outils de gestion RH par les entreprises.

Aussi, le SIRH, (Système d’information des ressources humaines), est un outil de gestion des ressources humaines qui permet d’automatiser l’ensemble des processus de gestion RH (recrutements, formations, gestion des carrières, tâches répétitives et chronophages, etc.).

Il existe beaucoup de logiciels de gestion RH sur le marché et les entreprises qui externalisent leur service RH devront dans certains cas en sélectionner un.

Zoom sur le choix du prestataire externe

Un prestataire disponible et à l’écoute des attentes du client est un critère important pour le choix du prestataire externe mais insuffisant. Voyons quels autres critères sont à prendre en compte :

• L’expertise du prestataire

 Parmi les critères prioritaires figurent évidemment les compétences et l’expertise de l’entreprise dans le domaine des RH.

• Les références du prestataires

Les références du prestataire externes sont un indicateur important qui permet aux entreprises externalisatrices de sélectionner un prestataire.

La recherche de références du potentiel prestataire est aussi un moyen d’avoir un exemple concret des projets déjà réalisés par le prestataire et d’avoir un aperçu de la qualité des services proposés.

• La proximité géographique

La crise sanitaire a fait prendre conscience à beaucoup d’entreprises de l’importance de collaborer avec des prestataires externes à proximité. 

Concernant le domaine de RH, la capacité à pouvoir rencontrer physiquement son prestataire peut être particulièrement important pour l’entreprise externalisatrice.

• La méthodologie de travail du prestataire

La façon de travailler du prestataire externe est un critère important pour l’entreprise qui souhaite externaliser. La méthodologie du prestataire externe doit en effet être en accord avec les objectifs fixés par l’entreprise qui externalise.

Pour s’assurer de la compatibilité entre les objectifs de l’entreprise externalisatrice et les méthodes de travail du prestataire externe, l’entreprise peut demander au prestataire de lui communiquer les descriptions des différentes phases de traitement prévues.

• Les outils de travail utilisés par le prestataire

Enfin, la fonction RH nécessite souvent l’utilisation d’outils spécifiques c’est pourquoi il est important que l’entreprise externalisatrice s’informe sur les outils utilisés par le prestataire externe.